Als Office Manager zorg je ervoor dat de dagelijkse kantooractiviteiten soepel en efficiënt verlopen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor facilitaire zaken en ondersteunt de Plant Director en het Management Team bij organisatorische en administratieve werkzaamheden. Met jouw overzicht, servicegerichte houding en organisatorische vaardigheden draag je bij aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen en een prettige, professionele werkomgeving. Je rapporteert aan de Plant Director.

Taken en verantwoordelijkheden

• Zorgen voor een efficiënte organisatie en ondersteuning van de dagelijkse kantooractiviteiten;
• Selecteren, onderhouden en aansturen van leveranciers van facilitaire diensten zoals schoonmaak, hoveniers, vending, kantoorinrichting en hulpmiddelen;
• Onderhandelen over contracten en prijzen met leveranciers, conform de organisatiestrategie;
• Eerste aanspreekpunt voor interne en externe partijen met betrekking tot facilitaire en office-gerelateerde zaken;
• Ondersteunen van de Plant Director en het Management Team bij het organiseren van meetings, evenementen en interne communicatie, inclusief het maken van notulen indien nodig;
• Beheren van vergaderruimtes (agenda’s en voorzieningen);
• Beheren van de jaarkalender en ondersteunen bij bijzondere gebeurtenissen en evenementen (jubilea, nieuwjaarsborrel, geboorten, verjaardagen);
• Verwerken van inkomende en uitgaande post, algemene e-mail, archivering en documentbeheer;
• Beheren van het centrale telefoonsysteem en bezoekersregistratie;
• Onderhouden van informatie en producten op de bedrijfswebsite;
• Zorgdragen voor de beschikbaarheid van PBM’s en kleding voor medewerkers en bezoekers;
• Organiseren van reizen, hotelovernachtingen, lunches en diners;
• Actief bijdragen aan een veilige, schone en georganiseerde werkomgeving, met oog voor kwaliteit en voedselveiligheid (HACCP, BRC, ISO).

Functie-eisen

Voor de functie van Office Manager is het belangrijk dat je jezelf herkent in het volgende profiel:

• Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• Sterke administratieve en organisatorische vaardigheden;
• Goede communicatieve vaardigheden en een servicegerichte instelling;
• Je werkt nauwkeurig en accuraat en gaat integer om met vertrouwelijke informatie;
• Je bent flexibel, betrouwbaar en stressbestendig;
• Je beschikt over de volgende competenties: plannen en organiseren, klantgerichtheid, samenwerken, zelfstandigheid en verantwoordelijkheidsgevoel.

Wat mag je van ons verwachten?

Wij zijn een ambitieuze organisatie met een informele en professionele werksfeer, waarin samenwerking en betrokkenheid centraal staan. In de rol van Office Manager vervul je een sleutelpositie binnen de organisatie en krijg je de ruimte om zelfstandig te opereren en verbeteringen aan te dragen. Wij bieden je een parttime functie (24 uur) met marktconforme arbeidsvoorwaarden, volop ruimte voor persoonlijke groei, een aantrekkelijk fietsplan en een fitnessvergoeding.

Ben je enthousiast?

Leuk! Graag ontvangen we je CV en zien we je motivatie tegemoet. Bij vragen over de functie kan er ook telefonisch contact opgenomen worden met de afdeling HR op: +31 (0) 76 5038283.